Política de Privacidad

01 Datos que Recolectamos

En el marco de la prestación del servicio Craft Nexus, procesamos las siguientes categorías de datos:

Datos de pacientes (a través de los canales de mensajería del consultorio cliente):

• Mensajes de texto enviados por los pacientes a través de WhatsApp, Instagram Direct y Facebook Messenger.
• Nombre completo del paciente, cuando es proporcionado en la conversación.
• Número de teléfono del paciente.
• Información de la cita: fecha, hora, especialidad y motivo de consulta indicados por el paciente.
• Identificadores de cuenta de las plataformas de mensajería (PSID de Meta, número de WhatsApp).

Datos de Google Calendar (cuando el consultorio conecta su cuenta):

• Eventos del calendario del consultorio: nombre del evento, fecha, hora, descripción y asistentes.
• Disponibilidad de horarios para agendamiento.
• Los datos de Calendar son utilizados únicamente para consultar disponibilidad y crear eventos de citas. No leemos calendarios personales ni accedemos a eventos no relacionados con el consultorio.

Datos de uso del servicio:

• Registros de actividad (logs) del agente: tiempos de respuesta, volumen de conversaciones, errores del sistema.
• Métricas de rendimiento agregadas y anonimizadas para mejorar el servicio.

Datos de clientes (consultorios):

• Información de contacto del consultorio: nombre, dirección, teléfono, email.
• Información de configuración del agente: horarios, servicios, precios, tono de comunicación.
• Datos de facturación para el cobro del servicio.

02 Cómo Usamos los Datos

Los datos recolectados son utilizados exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Prestación del servicio: Responder mensajes de pacientes de forma automatizada, en nombre del consultorio cliente, de manera profesional y personalizada.
• Agendamiento de citas: Consultar disponibilidad en el calendario del consultorio y crear eventos de cita con la información del paciente (nombre, teléfono, motivo).
• Recordatorios automáticos: Enviar mensajes de confirmación y recordatorio a los pacientes antes de sus citas, para reducir inasistencias.
• Mejora del servicio: Analizar patrones de conversación de forma anonimizada para mejorar la calidad de las respuestas del agente.
• Soporte técnico: Diagnosticar y resolver problemas técnicos del servicio.

03 Compartición de Datos con Terceros

Para poder prestar el servicio, compartimos datos con los siguientes proveedores tecnológicos. Cada uno cuenta con sus propias políticas de privacidad y medidas de seguridad:

No compartimos datos personales con otros terceros sin el consentimiento expreso del cliente (consultorio), salvo cuando sea requerido por ley o autoridad competente.

04 Inteligencia Artificial y Automatización

El servicio Craft Nexus procesa mensajes mediante inteligencia artificial. Es importante entender cómo funciona:

• Los mensajes de pacientes son analizados por modelos de IA para generar respuestas automáticas apropiadas.
• El sistema puede escalar conversaciones a un agente humano (el equipo del consultorio) cuando lo detecta necesario o cuando el paciente lo solicita.
• El agente IA no toma decisiones médicas. Su función es gestionar la comunicación y el agendamiento, no el diagnóstico ni el tratamiento.
• No utilizamos los datos de conversaciones para comunicaciones no solicitadas (outbound spam). El sistema únicamente atiende mensajes entrantes de personas que iniciaron el contacto voluntariamente con el consultorio.
• No utilizamos perfiles de pacientes para publicidad dirigida propia ni de terceros.

05 Retención de Datos

Conservamos los datos por los siguientes períodos:

• Mensajes de conversaciones: 90 días desde la fecha del mensaje. Transcurrido este período, los mensajes son eliminados de nuestros sistemas.
• Datos de citas agendadas: Mientras dure la relación contractual con el consultorio cliente, más 12 meses adicionales para efectos de auditoría y resolución de disputas.
• Datos de clientes (consultorios): Durante la vigencia del contrato y hasta 2 años después de su terminación, conforme a obligaciones legales y contables aplicables en Ecuador.
• Logs del sistema: 30 días desde su generación.

Transcurridos los plazos de retención, los datos son eliminados de forma segura o anonimizados permanentemente.

06 Derechos del Usuario

Los pacientes cuyos datos son procesados a través del servicio Craft Nexus tienen los siguientes derechos:

• Acceso: Solicitar información sobre qué datos personales suyos hemos procesado.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Eliminación: Solicitar la eliminación de sus datos personales de nuestros sistemas, salvo que exista obligación legal de conservarlos.
• Oposición: Oponerse al procesamiento de sus datos para determinados fines.
• Portabilidad: Solicitar una copia de sus datos en formato legible por máquina.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el paciente puede contactar directamente al consultorio con el que interactuó, o escribirnos a privacidad@craftmarketing.agency. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.

07 Seguridad de los Datos

Implementamos medidas técnicas y organizacionales para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:

• Comunicaciones cifradas mediante TLS/HTTPS en todas las transmisiones de datos.
• Acceso al panel de administración protegido con autenticación segura.
• Control de acceso basado en roles: solo el personal autorizado accede a los datos del consultorio.
• Infraestructura alojada en proveedores con certificaciones de seguridad reconocidas.
• Revisiones periódicas de seguridad de nuestros sistemas.

En caso de una brecha de seguridad que afecte datos personales, notificaremos a los clientes afectados en el menor tiempo posible y tomaremos las medidas necesarias para contener el incidente.

08 Cookies y Analytics

Nuestras páginas web utilizan cookies y tecnologías de seguimiento con las siguientes finalidades:

• Google Tag Manager: Gestor de etiquetas para cargar scripts de analytics y marketing de forma controlada.
• Analytics: Medición anónima del tráfico y comportamiento en nuestras páginas web para mejorar la experiencia del usuario.
• Marketing: En las páginas de nuestras campañas publicitarias, podemos usar píxeles de seguimiento de Meta (Facebook Pixel) para medir la efectividad de anuncios.

Las cookies de analytics y marketing pueden ser controladas a través de la configuración del navegador. El bloqueo de cookies puede afectar la funcionalidad de algunas páginas, pero no del servicio Craft Nexus en sí.

09 Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en nuestras prácticas, en el servicio, en las integraciones con terceros, o en la normativa aplicable.

Cuando realicemos cambios sustanciales, notificaremos a los clientes (consultorios) por correo electrónico o mediante aviso destacado en el panel de administración, con al menos 15 días de anticipación a la entrada en vigor de los cambios.

La versión actualizada siempre estará disponible en esta página con la fecha de última actualización indicada al inicio.

10 Contacto

Para ejercer sus derechos de privacidad, reportar una preocupación sobre el uso de sus datos, o hacer cualquier consulta relacionada con esta política:

• Email de privacidad: privacidad@craftmarketing.agency
• Email general: hola@craftmarketing.agency
• Sitio web: craftmarketing.agency